ألزمت وزارة الصحة ووقاية المجتمع، جميع موظفي الوزارة بالرد على المكالمات الهاتفية الواردة إليهم، والتواصل مع المتصلين والاستجابة لمتطلباتهم، سواء كانوا متعاملين أو موظفين، مؤكدة أنه ستتم مراقبة مستويات الأداء، وكيفية التعامل مع المكالمات الهاتفية، وعمل تقرير شهري حول مدى التزام جميع الموظفين العاملين لدى الوزارة بهذه الإجراءات.

وطلب الدكتور محمد سليم العلماء، وكيل الوزارة، في تعميم أصدره أول أمس، وحصلت «الاتحاد» على نسخة منه، جميع مديري الإدارات والمكاتب والمستشفيات والمراكز الصحية والمناطق الطبية، التعميم على الموظفين كافة، وتزويدهم بنسخة من الإجراءات الجديدة المتضمنة في التعميم لمعرفة كيفية التعامل مع المكالمات الهاتفية في مختلف الحالات، سواء كان الموظف موجوداً على رأس عمله، أو في الحالات الأخرى. وتطبق هذه الإجراءات، في ديواني الوزارة في أبوظبي ودبي، و15 مستشفى و69 مركزاً للرعاية الصحية الأولية، و9 مراكز للطب الوقائي، وتتوزع هذه المرافق الطبية في دبي والشارقة، وعجمان، وأم القيوين، ورأس الخيمة، والفجيرة.

وأشار العلماء، إلى أنه في حال عدم تمكن الموظف من الرد على المكالمة الهاتفية في حينه، فإنه يلتزم بإعادة الاتصال خلال فترة وجيزة والتواصل مع المتصل والرد على استفساراته، موضحاً أنه في حال خروج الموظف في إجازة أو مهمة عمل رسمية، يجب تحديد خاصية الرد الآلي على البريد الإلكتروني «Auto Reply»، وتحديد موعد بداية وإنهاء إجازته السنوية، كما يلتزم الموظف البديل أو منسق الإدارة بالرد على المكالمة الهاتفية والاستجابة لمتطلبات المتصلين.

ولفت العلماء، إلى أنه في حال ما إذا كان الموظف خارج المكتب لحضور اجتماعات أو خلال فترة الاستراحة أو خروجه من العمل لبعض الوقت، أو في إجازة مرضية لبضعة أيام، فإنه يقوم بتحويل المكالمات على مكتب السكرتارية في حال مديري الإدارات أو تحويلها لمنسق الإدارة.

وذكر وكيل الوزارة، أنه في حال عدم تطبيق أي من الحالات السابقة وورود المكالمة لموظف بدالة الوزارة، فإنه يتم إرسال طلب إعادة اتصال بالبريد الإلكتروني على أن يلتزم الموظف بالرد خلال 24 ساعة في الحالات الطارئة أو خلال يوم عمل واحد. نبه العلماء، إلى أنه بالنسبة للمستشفيات، في حال تسلم المكالمات أوقات المساء وأيام العطلات الرسمية، فإنه يتم تحويل المكالمات للضابط الإداري الخاص بالمستشفى، أو تزويد المتصل برقم هاتف الضابط الإداري المسؤول عن متابعة وحل مشكلة المتصل. وأكد العلماء، أنه في حال عدم تطبيق أي من الإجراءات المذكورة، فإنه سيتم تسجيل شكوى ضد الإدارة المعنية على نظام حكومتي وإبلاغ مكتب الوكيل المساعد للقطاع، مكلفاً إدارة تقنية المعلومات بتوفير قوائم محدثة لأرقام هواتف موظفي الإدارات ليتم تحويلها لبدالة الوزارة. وأرجع العلماء، تأكيد الوزارة تطبيق مثل هذه الإجراءات، إلى حرص الوزارة على تحقيق مقتضيات المصلحة العامة، والعمل على إسعاد متعامليها وموظفيها، وتوفير خدمات ذات مستويات متميزة وجودة عالية على المستويين الداخلي والخارجي.

المصدر: الإتحاد