أحد الأخطاء في تطبيق التفويض هو أن المدير أحيانا لا يستطيع أن يمنع نفسه من التدخل والقيام بالمهام التي فوضها فتحصل ازدواجية قد تعيق الإنجاز. كما أن هذا التدخل يتسبب في إيجاد حالة من الارتباك، كونه يتعارض مع مبدأ إداري مهم وهو وحدة الأمر وهو أن يتلقى المرؤوس الأوامر والتوجيه من مصدر واحد.

ينشغل الموظفون بنشاطات مختلفة، وأفكار ومناقشات ويتضح في نهاية المطاف أن كل ما سبق يصنف كنشاطات تقضي على الوقت لكنها ليست إنجازات.

سبب هذه المشكلة هو عدم تحديد الأولويات وترتيبها، وعدم إدارة الوقت بما يتفق مع تلك الأولويات.

بالنسبة للمدير، أحد الحلول التي تساعده على إدارة الوقت هو التفويض. وهذا المبدأ يتضمن إيجابيات كثيرة منها استثمار القوى البشرية، وتدريبهم ودعم ثقتهم بأنفسهم، وتعزيز الانتماء والولاء.. وتنمية مهاراتهم وإكسابهم الخبرة وتهيئتهم لمستقبل مهني أفضل لهم وللمنظمة.

أحد الأخطاء في تطبيق التفويض هو أن المدير أحيانا لا يستطيع أن يمنع نفسه من التدخل والقيام بالمهام التي فوضها فتحصل ازدواجية قد تعيق الإنجاز. كما أن هذا التدخل يتسبب في إيجاد حالة من الارتباك، كونه يتعارض مع مبدأ إداري مهم وهو وحدة الأمر وهو أن يتلقى المرؤوس الأوامر والتوجيه من مصدر واحد.

أما انشغال الموظفين بما يعتقدون أنه إنجازات فالحل هو في وضوح المهام ووجود خطط تنفيذية واضحة المعالم من حيث تحديد المهمة ومن يقوم بها وموعد إنجازها ومتطلبات الإنجاز، يتبع ذلك نظام دقيق للمتابعة.

المتابعة نوعان: نوع يتم عن طريق النظام التقني يتتبع مراحل إنجاز المهام آليا.. النوع الثاني، حين تكون المتابعة مع جهة أخرى وتتم عن طريق الاتصالات الهاتفية والخطابات والبريد الإلكتروني، ولا تجد على الطرف الآخر من يعطيك إجابة أكيدة عن آخر محطات المشروع في المسار البيروقراطي. وقد تكون نهاية هذا المسار ضياع وقت في نشاط بلا إنجاز. النوع الثاني من (نشاط بلا إنجاز) يمكن تسميته بالتسويف المتعمد وهو حالة إدارية نصفها على النحو التالي: يتقدم أحد الأشخاص بمشروع مقترح لجهة معينة، لا يقتنع المسؤول بالمشروع ولكنه من باب المجاملة يعد بدراسته، ثم يحيله إلى الإدارة المختصة أو لجنة مع توجيه رمادي بصياغة قد تكون (للنظر في الموضوع، أو حسب النظام، أو لإكمال اللازم) ثم يبدأ صاحب المشروع مشوار المتابعة فيجد نفسه تائها في دهاليز بيروقراطية تنقله من إدارة إلى أخرى حتى يجد نفسه في نهاية المطاف في الباب الخارجي، ونشاط بلا إنجاز.

المصدر: الرياض